Για χρόνια, η «καρδιά» κάθε ελληνικής επιχείρησης – από το καφενείο του μικρού χωριού μέχρι το πολύβουο εστιατόριο της πόλης – χτυπούσε μέσα σε ένα χειρόγραφο σημειωματάριο. Ονομαζόμενο «τεφτέρι», αυτό το λιτό βιβλίο ήταν ο πιο έμπιστος σύμμαχος του επαγγελματία. Ήταν το σημείο όπου καταγράφονταν οι οικονομικές υποχρεώσεις, τα υλικά, οι καθημερινές συναλλαγές και οι εκκρεμείς εργασίες. Σήμερα, ενώ η ανάγκη για παρέα παραμένει η ίδια, η ταχύτητα της αγοράς απαιτεί κάτι πολύ πιο γρήγορο, πολύ ασφαλέστερο και πιο ακριβές. Η υπηρεσία έγκειται σε μια έξυπνη εφαρμογή εσόδων-εξόδων, η οποία ουσιαστικά λειτουργεί ως ένα εξελιγμένο, ηλεκτρονικό «τεφτέρι (εφαρμογη για εσοδα εξοδα iphone)».
Γιατί ο Τομέας Τροφίμων και Ποτών (F&B) Απαιτεί Ψηφιακό Έλεγχο
Ο τομέας της εστίασης και της φιλικής εξυπηρέτησης γάμων είναι ίσως ο πιο απαιτητικός όσον αφορά τη διαχείριση κεφαλαίου. Οι ιδιοκτήτες αντιμετωπίζουν καθημερινά πολλές μικρές και μεγάλες αγορές: πληρωμές σε διανομείς βασικών υλικών (προϊόντα, κρέας, αμπελώνες), μισθούς προσωπικού, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας και, φυσικά, καθημερινές πωλήσεις.
Χωρίς ένα βελτιωμένο σύστημα ελέγχου, είναι απίστευτα εύκολο να χάσει κανείς την επαφή. Μια ηλεκτρονική εφαρμογή εσόδων-εξόδων επιτρέπει στον ειδικό να καταγράφει κάθε κόστος τη στιγμή που λαμβάνει χώρα, απευθείας από το κινητό του τηλέφωνο. Με αυτόν τον τρόπο, το παλιομοδίτικο “τεφτέρι” δεν κινδυνεύει πλέον να χαθεί, να καταστραφεί ή να μείνει πίσω στο γραφείο. Βρίσκεται πάντα στην τσέπη του, συγχρονισμένο και έτοιμο για αξιολόγηση.
Το Ψηφιακό “Τεφτέρι”: Μυστικά οφέλη
Η χρήση μιας εξειδικευμένης εφαρμογής διαχείρισης προσφέρει πολύ περισσότερα από την απλή τήρηση αρχείων:
Σύνοψη Άμεσης Κερδοφορίας: Με ένα μόνο κλικ, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να δει τα έσοδά του στο διαδίκτυο. Δεν υπάρχει πλέον ανάγκη να περιμένει μέχρι το τέλος του μήνα ή να διαπιστώσει ο λογιστής εάν η επιχείρηση είναι “φιλική προς το περιβάλλον”.
Παρακολούθηση Διανομέα: Όπως και οι τυπικές ισορροπίες που παρακολουθούνται μέσω καθολικού, η εφαρμογή παρακολουθεί τις υποχρεώσεις προς τρίτους. Μπορείτε να δείτε ανά πάσα στιγμή ακριβώς πόσα οφείλετε σε κάθε πάροχο και πότε πλησιάζουν οι προθεσμίες πληρωμής.
Κατηγοριοποίηση Δαπανών: Είναι η τιμή της κουζίνας ακριβή; Μήπως τα έξοδα ηλεκτρικού ρεύματος υπερβαίνουν το σχέδιο δαπανών; Η εφαρμογή ομαδοποιεί τα έξοδα σε ομάδες, βοηθώντας στον εντοπισμό “μαύρων τρυπών” που απορροφούν τη ρευστότητα.
Ιστορικό Ασφάλειας και Πληροφοριών: Οι πληροφορίες διατηρούνται στο cloud. Ακόμα και αν χαθεί ένα τηλέφωνο, τα οικονομικά αρχεία της επιχείρησης παραμένουν ασφαλή, με ένα πλήρες ιστορικό των προηγούμενων ετών διαθέσιμο για συγκρίσεις από έτος σε έτος.
Όχι μόνο για εστιατόρια
Ενώ η αγορά τροφίμων και ποτών έχει τις μεγαλύτερες ανάγκες λόγω του μεγάλου όγκου συναλλαγών, μια τέτοια εφαρμογή αποτελεί “εργαλείο επιβίωσης” για κάθε ελεύθερο επαγγελματία και ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης:
Τεχνικοί Επαγγελματίες (Υδραυλικοί, Ηλεκτρολόγοι): Παρακολούθηση υλικών και εργασίας ανά εργασία για την κατανόηση του πραγματικού κέρδους κάθε εργασίας.
Επάγγελμα Λιανικής: Παρακολούθηση των αγορών αποθεμάτων και των ημερήσιων συνόλων κλεισίματος.
Πάροχοι Υπηρεσιών: Χειρισμός κόστους (ενοίκιο, συνδρομές) και κόστους πελατών. Η Μετάβαση από το Χαρτί στην Έκθεση
Πολλοί ειδικοί το σκέφτονται δύο φορές πριν χρησιμοποιήσουν στυλό και χαρτί, φοβούμενοι την περίπλοκη καινοτομία. Ωστόσο, οι σύγχρονες εφαρμογές σχεδιάζονται με γνώμονα την απλότητα. Η φιλοσοφία τους παραμένει η ίδια με αυτή του αρχικού “τεφτέρι”: “Καταγράφω ό,τι υπάρχει και ό,τι βγαίνει”. Η διαφορά είναι ότι η εφαρμογή κάνει τα μαθηματικά για εσάς, δημιουργεί αυτόματα γραφήματα και σας ενημερώνει για υπερβάσεις προϋπολογισμού.
Επιπλέον, η δυνατότητα εξαγωγής αρχείων (Excel ή PDF) απλοποιεί τη συνεργασία με τους λογιστές. Δεδομένου ότι οι πληροφορίες είναι ήδη ψηφιοποιημένες και ταξινομημένες, μειώνει τα λάθη και εξοικονομεί χρόνο στην επικοινωνία.
Ετυμηγορία
Η σύγχρονη επιχειρηματικότητα απαιτεί ταχύτητα και ακρίβεια. Το ψηφιακό “τεφτέρι” δεν είναι απλώς ένα πολυτελές προϊόν. Είναι η φυσική εξέλιξη της παράδοσης. Για τον ειδικό τροφίμων και ποτών που κινείται από το πρωί μέχρι το βράδυ, η χρήση μιας εφαρμογής εσόδων-εξόδων συνεπάγεται λιγότερο άγχος, καλύτερο προγραμματισμό και, τελικά, μια πιο υγιή επιχείρηση. Ήρθε η ώρα να αφήσετε κάτω την τεχνολογία στυλό και καταπιστευματικών κεφαλαίων για να δείτε τους πόρους σας με εντελώς νέο τρόπο.